De plus en plus utilisés, les outils de séquençage (« sales automation ») ont été développés pour systématiser la prospection et le lead nurturing.
Pour le vendeur qui doit partir à la chasse aux nouveaux prospects, se mettre en mouvement peut représenter un défi de taille. Un outil disponible sur le web permettant d’élaborer une séquence d’activités de vente impose un cadre et une discipline essentiels. Prendre le téléphone, écrire un courriel, envoyer une invitation LinkedIn : chaque action à poser est répertoriée selon un ordre précis.
L’outil de séquençage permet aussi d’étaler les activités de vente, que ce soit sur quelques semaines, jours ou même heures. Outre la vision globale qu’elle peut offrir, cette répartition maximise le processus à effectuer à l’intérieur d’une certaine période, tout en éliminant le risque d’oublis.
À titre d’exemple, une première étape consisterait à s’informer sur l’entreprise où travaille le prospect :
- Visiter le site web ;
- Lire le dernier rapport annuel ;
- Consulter le compte de l’entreprise et le profil du prospect sur LinkedIn.
Il est particulièrement intéressant de recourir à LinkedIn pour cette première étape. Si le prospect est inscrit au forfait Premium, une notification l’avise de votre visite sur son compte personnel. Ainsi, un premier contact est déjà établi avant même de passer à l’étape suivante, qui vise à communiquer directement avec le client :
- Inviter le prospect à se connecter sur LinkedIn ;
- Lui envoyer un courriel ;
- L’appeler ;
- Le rencontrer.
Quelles sont les fonctionnalités des outils de séquençage ?
- Séquençage d’activités ;
- Création de modèles de courriels ;
- Arrimage avec des CRM ;
- Suivi des courriels acheminés ;
- Appels téléphoniques ;
- Envoi de messages vocaux ;
- Réception de notifications ;
- Indicateurs de performance ;
- Instauration d’un tableau de bord.
Au-delà de la création de séquence d’activités, l’outil comprend plusieurs fonctionnalités générant une économie de temps et d’argent.
1. Création de modèles de courriels
Des modèles de courriels prédéfinis permettent un meilleur contrôle de la qualité de leur contenu. Celui-ci étant rédigé d’avance, le message n’en est que plus juste et adapté.
2. Arrimage avec des CRM
Un tel outil a l’avantage de pouvoir être intégré à des plateformes de gestion de la relation client comme Gmail, Outlook, Salesforce, pour avoir un accès rapide à sa liste de contacts. Avec certains d’entre elles, il est également possible d’enregistrer les activités de vente à même le CRM. Le summum est sans doute de pouvoir générer une séquence d’activités à partir des résultats de recherche de prospects obtenus.
3. Suivi des courriels acheminés
L’outil permet d’être informé si le courriel a été ouvert ou non par le destinataire. De savoir si la personne en a pris connaissance, s’il n’a pas été consulté ou s’il a rebondi est un bon indicateur de la prochaine étape à franchir.
4. Appels téléphoniques
Un appel téléphonique peut être amorcé d’un seul clic, sans compter qu’il est possible d’enregistrer son contenu audio. À moins que vous ne préfériez entrer des données manuellement à l’écran. Vous avez le choix !
5. Envoi de messages vocaux
Pour une économie de temps supplémentaire, acheminez un message vocal que vous aurez vous-même préenregistré ou celui déjà compris sur la plateforme.
Dans un même ordre d’idées, il est intéressant de considérer de nouvelles technologies qui intègrent l’intelligence artificielle. Beaucoup plus évoluées, celles-ci peuvent notamment adapter les réponses automatisées acheminées à un prospect en fonction du message reçu.
6. Réception de notifications
Afin d’assurer la réalisation des activités prévues, un vendeur peut activer un système d’alertes qui lui seront acheminées au moment préalablement déterminé.
De son côté, le gestionnaire de ventes profite d’un suivi en temps réel des activités réalisées par son équipe. Il recevra une notification à chaque étape franchie par un vendeur, selon sa propre séquence d’activités.
7. Indicateurs de performance
Le nombre d’activés réalisé, d’appels effectués, de courriels transmis et ouverts, voilà quelques-uns des indicateurs auxquels l’accès devient aisé.
8. Instauration d’un tableau de bord
Pourquoi utiliser un outil de séquençage ?
- Raccourcir la durée du cycle de vente ;
- Meilleure gestion du temps ;
- Encadrement optimal ;
- Augmentation du trafic sur un site web ou un blogue ;
- Optimisation et uniformisation des efforts de prospection ;
- Adaptation du message.
Les raisons d’avoir recours à un outil de séquençage sont variées et différentes pour chaque entreprise.
1. Durée du cycle de vente
Gardez le fil ! Un cycle de vente complexe ou long est grandement facilité grâce à un tel programme. Il trouvera aussi son utilité pour l’équipe qui effectue de la vente consultative, vu les nombreuses étapes à franchir.
2. Meilleure gestion du temps
Un outil de séquençage est une solution intéressante pour remédier à des difficultés de gestion du temps. L’outil rappellera au vendeur les tâches à accomplir aujourd’hui et peut même envoyer des courriels de façon automatique. Comme le CRM, les représentants doivent aller chaque jour dans l’outil de séquençage afin de voir ce qu’il y a à accomplir aujourd’hui. Le vendeur est invité à prévoir des plages horaires précises pour effectuer les tâches requises, ce qui le contraint à mieux gérer ses activités.
3. Encadrement optimal
Le taux de démarrage des vendeurs représentant souvent un enjeu, l’outil permet d’encadrer les efforts de prospection qui doivent être effectués et le temps qui leur est alloué.
4. Augmentation du trafic sur un site web ou un blogue
En intégrant automatiquement un lien vers le site ou le blogue dans les messages transmis en fin de séquence, le destinataire sera incité à le consulter.
5. Optimisation et uniformisation des efforts de prospection
Étant donné les séquences bien définies, le système permet un apprentissage par comparaison des approches des vendeurs. Bien entendu, ces derniers auront avantage à s’adapter en fonction des pratiques les plus profitables. Au bout d’un certain temps, tous les vendeurs orienteront leurs efforts pour aller dans la même direction.
6. Précision du message
S’il est nécessaire d’ajuster une séquence d’activité en fonction du segment, de l’industrie ou du marché, il en est de même pour les messages transmis aux prospects. Ceux-ci doivent être adaptés à l’interlocuteur et la position qu’il occupe, ce que permet de faire ce genre d’outils.
Les outils de séquençage
Notons que ces ces outils sont disponibles en version anglaise seulement. Pour l’instant, il n’existe malheureusement pas d’outils de séquençage francophone. Ceci dit, ce n’est pas parce que la plateforme n’est pas en français que les courriels rédigés et envoyés ne peuvent pas l’être.
Toutefois, plusieurs CRM en français intègrent des outils de séquençage, comme HubSpot.
À retenir
En somme, un outil de séquençage permet d’améliorer les compétences en prospection et les résultats qui en découlent.
En rappelant les activités à effectuer ainsi que les délais à respecter et en permettant aux leaders des ventes d’optimiser les recettes d’activités de ventes, ces outils de « sales automation », deviennent un complément d’encadrement généralement vital.
