Lorsqu’il s’agit de planifier et d’organiser un événement commercial réussi, il existe quelques bonnes pratiques à appliquer. Je ne parle pas des éléments logistiques et de planification, mais plutôt du déroulement du salon en lui-même et de ce qu’il faut faire sur place pour générer un retour sur investissement (ROI) positif.

Après deux années d’événements virtuels, on retourne progressivement aux salons et conférences en présentiel ou en mode hybride.

Mais entretemps, plusieurs facteurs et comportements ont évolués et il faut s’y adapter pour réussir sa présence à un événement commercial.

Dans cet article, je vous partage certaines des meilleures façons d’obtenir un retour sur investissement élevé lors de votre prochain événement commercial.

Qu’est-ce qui a changé pour les événements en présentiel ?

Quelles sont les erreurs à éviter dans les salons et événements ?

Quelles sont les meilleures pratiques pour rentabiliser la présence à un événement ?

Qu’est-ce qui a changé pour les événements en présentiel ?

Après 2 ans en mode virtuel, les événements reviennent en présentiel, mais tout le monde n’est pas encore à l’aise de côtoyer les foules.

Certaines mesures de prévention – distanciation sociale ou désinfection des mains – resteront certainement en place pendant plusieurs mois selon le type d’événement.

D’autre part, la technologie a pris de plus en plus de place dans les événements. Que ce soit pour l’inscription, les badges, la prise de rendez-vous bien d’autres aspects, aujourd’hui, la technologie est centrale dans tous les événements.

Quelles sont les erreurs à éviter dans les salons et événements ?

1. Discuter entre collègues

Certains représentants voient les événements et salons comme une corvée et un long moment à passer debout sur le stand.

Souvent, les conversations entre collègues sont l’activité centrale de la journée, et le risque est d’autant plus élevé après 2 années de travail à distance.

Participer à un événement commercial est avant tout une activité de développement des affaires, les conversations internes doivent donc rester marginales.

2. Gérer les affaires courantes

Se déplacer à un événement pour traiter les affaires quotidiennes est évidemment une pratique à bannir.

Un salon d’affaires n’est pas le lieu pour répondre à des courriels, faire des appels ou des rencontres virtuelles.

Lorsque vous êtes à un événement d’affaires, assurez-vous d’être 100% disponible pour les visiteurs.

3. Distribuer des brochures

Heureusement, c’est une pratique qui est en très nette perte de vitesse, mais qui demeure tout de même en vigueur, surtout dans des domaines industriels et très techniques.

L’objectif d’un événement commercial ne doit en aucun cas être de distribuer des brochures, mais plutôt d’entamer des discussions et de collecter des informations sur les prospects.

4. Passer trop de temps avec les clients

Il est important de ne pas tomber dans le piège de consacrer la majeure partie de votre temps aux clients qui viennent vous visiter.

Les événements sont une occasion d’avoir des conversations avec de nouveaux prospects, ne perdez pas cet objectif de vue.

Vous connaissez déjà les opportunités existantes chez vos clients, alors mettez les efforts sur le développement de nouvelles opportunités.

Quelles sont les meilleures pratiques pour rentabiliser la présence à un événement ?

Les investissements faits par les entreprises pour participer aux salons et événements sont majeurs, et c’est pourquoi il est impératif de s’assurer de générer un ROI.

Avec les 9 recommandations suivantes, vous disposez d’une excellente feuille de route pour faire de vos événements un succès.

1. Établir des objectifs clairs

La préparation à un salon est très similaire à celle de votre plan de vente.

Il est essentiel de fixer des objectifs quantifiables quant aux nombres d’opportunités qualifiées à obtenir, le nombre de premières rencontres confirmées et les résultats souhaités (en dollar, en contrat) à l’issue des rencontres qui suivront.

Habituellement, on fixe des objectifs individuels par représentant, mais également collectifs.

 2. Fixer les règles

Pour le succès des événements et salons, les rôles de chacun et certaines règles doivent être définis à l’avance.

Voici quelques éléments clés pour réussir :

• Définir un planning des présences sur le kiosque
• Assigner clairement les rôles (accueil, démonstrations, service…)
• Communiquer les comportements à éviter (gérer ses courriels sur le kiosque, conversations aux téléphone…)
• Communiquer le processus pour collecter les informations des prospects
• Communiquer les messages clés et l’approche à suivre avec les prospects

Encore une fois, la préparation est essentielle pour assurer une expérience de qualité aux visiteurs, mais également s’assurer d’atteindre les objectifs. 

3. Se préparer adéquatement

Ici, il n’est pas question de parler de l’organisation des événements, mais bien de ce que les équipes de vente doivent faire pour se préparer à un salon.

Pour avoir du succès, il ne s’agit pas simplement d’être présent sur le kiosque, il est important d’avoir fait un travail de préparation qui inclut :

• Programmer un message d’absence dans votre boîte courriel pour aviser que vous répondrez aux demandes après l’événement
• Bloquer des plages dans votre agenda les jours qui suivent l’événement pour faire vos suivis avec les prospects
• Publiciser votre participation à l’événement sur LinkedIn (posts individuels en plus des posts de l’entreprise)

4. Inviter les clients et prospects

Si les événements sont une façon de pouvoir reconnecter avec des prospects et clients que vous n’avez pas vu en personne depuis longtemps, il faut aussi prendre en compte qu’ils pourraient être frileux à l’idée de se déplacer.

Pour vous assurer de pouvoir rencontrer les clients et prospects en personne, invitez-les à l’avance pour qu’ils puissent prendre leurs dispositions.

Si l’événement offre des billets gratuits aux exposants, assurez-vous d’attribuer l’ensemble de ces billets en priorité à des prospects.

5. Entamer la conversation

Il faut briser cette image que nous possédons tous d’un salon typique où les représentants attendent tranquillement derrière un kiosque qu’une personne se présente ou pose une question.

Il suffit d’une ou deux bonnes questions pour entamer une conversation avec un visiteur. Généralement, les gens sont assez ouverts à entamer la discussion, car ils sont là pour ça !

Il suffit d’aller vers eux avec une question simple comme :

• Qu’est-ce qui vous amène au congrès aujourd’hui?
• Qu’est-ce qui a attiré votre intention ?
• Quels sont les enjeux les plus importants auxquels vous êtes confronté par rapport à (positionner un élément de votre industrie) actuellement?

Évitez :

• Est-ce que je peux vous aider?
• Connaissez-vous notre entreprise ?
• Est-ce que vous regardez un produit en particulier ?

Si le visiteur demande « qu’est-ce que vous faites », c’est important de ne pas tout de suite passer en mode présentation, mais plutôt d’utiliser une phrase de positionnement

6. Qualifier les visiteurs

Lorsque vous entamez une conversation avec un visiteur, qualifiez-le.

Ici, on parle de qualifier, mais pas dans le sens traditionnel du terme – qui consiste à savoir si l’entreprise pour laquelle un visiteur travaille rentre dans vos critères de client idéal – il s’agit de qualifier en identifiant si la personne vit un problème que l’on peut résoudre.

Si vous n’avez pas la bonne personne devant vous, vous pourrez essayer d’obtenir les coordonnées du décideur afin de communiquer après le salon; ou encore mieux réussir à avoir une introduction.

7. Ajouter de la valeur dans la conversation

Les gens visitent les salons puisque c’est une opportunité d’en apprendre davantage sur une solution qui pourrait combler leur besoin.

À l’autre bout du spectre, les représentants y voient souvent une opportunité de présenter leurs produits ou services. Les présentations et démonstrations sont les activités dans lesquelles les vendeurs sont le plus à l’aise.

Cependant, ne tombez en mode présentation trop tôt !

Oui, il est pertinent et même nécessaire de partager quelques informations dans ce contexte, mais votre rôle demeure d’en apprendre plus sur les problèmes et besoins des visiteurs.

Mettez-vous en mode consultatif plutôt que présentateur et ajoutez de la valeur à la conversation avec des questions.

8. Collecter les coordonnées des prospects

Aujourd’hui, l’utilisation des cartes d’affaires se perd quelque peu, mais il faut tout de même obtenir les informations de contact des prospects.

Pour cela, plusieurs solutions s’offrent à vous :

• Utiliser votre cellulaire pour rentrer les informations des prospects
• Utiliser des fiches imprimées à remplir à la main
• Avoir des bornes avec des tablettes sur le stand
• Offrir un concours avec des lots à gagner
• Avoir un QR code à scanner pour télécharger des documents

Quelle que soit la méthode utilisée, il est essentiel de collecter les coordonnées des prospects et de pouvoir ajouter le contexte de la conversation pour les prochaines étapes.

9. Faire les suivis après l’événement

Finalement, une dernière étape, mais non la moindre : les suivis.

À quoi bon faire tout le bon travail que vous avez fait avant et pendant l’événement si vous ne consacrez pas le temps nécessaire pour faire des suivis avec les clients potentiels rencontrés !

Pour les suivis, assurez-vous de remettre en contexte la conversation avec le prospect et de fixer une prochaine étape.

Si vous ne parvenez pas à rejoindre les prospects par téléphone, je vous conseille de créer une brève vidéo personnalisée à leur envoyer par courriel.

Je suis toujours mes ratios de conversion de près et surtout je veux savoir quels investissements sont payants. Historiquement, 20% des prospects rencontrés lors d’un événement deviennent des opportunités de vente.

Mot de la fin

Préparez-vous systématiquement pour vos événements et salons B2B et ne sous-estimez jamais le potentiel d’une conversation! 

Bon succès!