Si vous avez consulté notre blogue ces derniers temps, vous aurez peut-être eu l’occasion d’y lire notre article Qu’est-ce qu’une analyse de la force de vente ?, ou encore 5 outils d’analyse de la force de vente et lequel privilégier. 

Maintenant, nous aimerions faire part de notre réponse à l’une des questions les plus fréquemment posées sur l’analyse que nous proposons chez Prima Ressource: en quoi consiste l’ensemble du processus ? 

Les 6 étapes du processus d’analyse

1. Le fichier excel

Le premier document que nous vous enverrons consiste en un document Excel relativement peu complexe à remplir. Il ne s’agit vraiment que de quelques informations générales concernant votre équipe de vente, comme:

• Le nom de chaque personne au sein de la force de vente
• La langue de préférence de chaque personne
• Leur adresse courriel
• Leur rôle de vente
• Si la personne en question a un pipeline de vente à gérer
• Les ventes des 12 derniers mois de chaque personnes

Vous pourriez avoir dans votre équipe des individus ayant un rôle plutôt technico-commercial et qui n’ont pas nécessairement d’objectifs de vente précis ou de quotas à atteindre. donc il va de soi que ces personnes n’ont pas de pipeline à piloter forcément.

La même situation prévaut pour la dernière question. On veut connaître le volume de ventes des personnes qui sont responsables de générer du revenu dans leur rôle. Que les ventes dans votre entreprise soient calculées en termes de revenu, de marges ou même d’unités, l’important est de documenter les résultats de chaque personne de manière uniforme, en respectant toujours la même unité de mesure. 

Comme vous le constatez, rien de trop compliqué jusqu’à présent !

2. Le modèle d’annonce

Après réception du fichier précédent, vous recevrez un modèle d’annonce. Celui-ci vous guide sur la façon de communiquer efficacement l’exercice d’analyse à votre organisation de vente. Il est important que les gens puissent comprendre ce qui se prépare et en connaître le motif.

Voici un aperçu de ce à quoi cela peut ressembler:

« Comme vous le savez sans doute, nous avons un objectif de croissance. Pour nous aider à le concrétiser, nous avons mandaté une firme externe. La première étape de cette démarche passe par un regard introspectif. Pour cette raison, nous allons demander à chacun de répondre à une série de questions qui seront reçues par courriel. Veuillez prendre le temps de répondre à ces questions et l’équipe de direction vous communiquera les résultats quand ils seront disponibles. »

Ceci n’est bien sûr qu’un exemple. Vous avez la latitude d’ajouter votre touche personnelle. Vous pouvez choisir de le faire verbalement, d’envoyer un e-mail… à vous de juger.

3. Les questionnaires

Suite à votre annonce, nous sommes prêts à envoyer les courriels contenant les questionnaires à remplir par chacune des personnes dans votre organisation de vente. Il est important de noter que les personnes reçoivent des questionnaires différents en fonction de leur rôle.

Le courriel fournit également des informations contextuelles comme celles-ci:

• Pourquoi recevez-vous ce questionnaire?
• Comment répondre au questionnaire?
• Comment se mettre dans un bon état d’esprit pour y répondre?

Habituellement, nous accordons un délai d’une semaine pour répondre à l’ensemble des questions. Nous envoyons par ailleurs des rappels à l’approche du délai. En cas d’absence de réponse, nous sollicitons votre implication ou celle du gestionnaire des ventes afin d’obtenir les informations manquantes pour mener à bien l’analyse. Sachez que le questionnaire ne requiert généralement qu’une heure en moyenne pour être complété, donc la tâche n’est pas trop lourde !

À ce jour, nous avons pu évaluer un grand nombre d’organisations avec des centaines de représentants des ventes et avons réussi à obtenir les informations requises en l’espace de quelques jours.

Pourquoi ne pas faire des entrevues?

Voilà une autre question que l’on nous pose souvent: faites-vous également des appels téléphoniques ou menez-vous des entretiens ? Réponse courte : non. 

Le problème, ce n’est pas que nous ne les aimons pas. Toutefois, notre objectif premier est de veiller à ce que l’ensemble du processus soit objectif et scientifique à 100%. Nous ne voulons pas donner à nos perceptions une influence sur l’analyse, c’est pourquoi nous n’intégrons pas cette dimension. Mais, dans le questionnaire, les représentants sont quelquefois appelés à se filmer eux-mêmes, pour un elevator pitch par exemple.

4. L’analyse

C’est à notre tour de jouer! Maintenant que nous avons collecté tous les questionnaires, il faut un peu de temps pour les traiter et préparer toute la documentation. Il faut compter environ une à deux semaines pour cette étape.

5. La présentation des résultats

La première fois que nous discuterons des résultats sera lors d’une séance d’une demi-journée, ou entre deux et quatre heures. Au cours de cette rencontre, vous pourrez prendre connaissance des résultats de façon détaillée, mais l’objectif est principalement de répondre aux questions soulevées par les individus de la force de la vente. Comme cette analyse sert à dégager les angles morts dans l’organisation des ventes, il est tout à fait naturel qu’elle suscite des interrogations.

Il est possible de commencer à discuter brièvement des recommandations, sans toutefois proposer de plan concret à cette étape. En effet, la plupart du temps après cette première rencontre, les participants ont déjà beaucoup d’éléments à assimiler. 

6.  Les recommandations

Enfin, seulement quelques jours plus tard, nous sommes prêts pour la deuxième rencontre. Nous commençons par apporter des réponses aux questions qui ont pu être soulevées à la suite de la dernière rencontre. Après cela, il est temps de passer à l’action. Nous proposons concrètement les recommandations et les actions à privilégier pour améliorer les performances de l’organisation de vente. Vous aurez également tous les documents nécessaires à portée de main.

Cela résume assez bien le processus d’analyse et à quel point il se révèle assez simple en réalité!  La réalisation de l’ensemble de l’analyse prend environ 3 à 4 semaines tout au plus. Ce n’est qu’un petit investissement de votre temps, si on le compare aux gains de productivité et de rendement que cela peut apporter à votre entreprise.

Si vous pensez que votre organisation de vente nécessite une analyse complète et si vous avez des questions par rapport à celle-ci, n’hésitez pas à nous contacter.