Faire des prévisions, qu’elles soient budgétaires ou de ventes, n’est pas une mince affaire! Le processus demande réflexion, stratégie et souvent expérience. En règle générale, ce n’est donc pas l’exercice favori des gestionnaires, même que certains considèrent cette démarche comme étant un véritable cauchemar! Mais si la prévision de vente existe, elle doit bien avoir une utilité, n’est-ce pas? Dans cet article, vous découvrirez ainsi comment apprivoiser cette bête et comment vous l’allier ou en faire, en fin de compte, un outil de gestion indispensable qui vous accompagnera au quotidien.

Les prévisions : un outil de gestion incontournable

Pour faire de bonnes prévisions de vente, on doit avoir en sa possession toute l’information pertinente. Si ce n’est pas le cas, les prévisions ne seront pas concluantes. Or, supposons que vous n’ayez pas de système en place, comme un CRM. Où classez-vous vos données? Dans un fichier dont vous ignorez l’emplacement ou encore, la dernière mise à jour? C’est efficace, selon vous?

Il est fort probable que les actionnaires d’entreprises ou le président exigent de telles prévisions, et ce, sur une base annuelle, trimestrielle, voire mensuelle. Sauriez-vous répondre à cette demande si cela vous arrivait? Il n’est pas rare qu’on n’ait même pas de mécanisme processeurs permettant d’établir des prévisions de vente. Imaginez comme on a encore moins de prévisions! En fait, nuance, on croit avoir des prévisions, obtenues au moyen d’un doigt dans le vent. Tout est donc laissé au hasard.

Il est donc clair qu’il faut mettre en place un procédé beaucoup plus élaboré pour établir des prévisions de ventes, un outil qui nous permettra de planifier la croissance de l’organisation, les investissements, les embauches ou même, la survie de l’entreprise dans certains cas.

Il est donc impératif de se créer un outil de communication, un fichier Excel ou un document qui sera partagé entre le leader, le gestionnaire et le représentant commercial. Et chez Prima Ressource, nous insistons sur le partage avec le représentant pour la simple et bonne raison que l’information vient d’en bas. C’est aussi souvent de là que la difficulté se présente. Et malheureusement, il arrive régulièrement que les représentants ne connaissent pas leurs comptes. C’est donc un peu comme s’ils jouaient aux dés ou à la loterie. Étant donné qu’il ne peut pas s’appuyer sur des données tangibles et réelles, le vendeur en invente pour plaire à son patron.

Il faut donc créer un outil structuré qui lui permetta de mettre les chiffres à jour, au trimestre ou à l’année, par exemple. Ces données lui indiqueront la façon de diminuer l’écart par rapport à objectif qu’il s’est fixé (ou qu’on lui a fixé). On parle donc d’un outil conçu par le dirigeant, mais accessible à tous. Il faut d’autant plus travailler toujours sur le même document et non de faire des versions indépendantes pour être en mesure de bien faire les suivis d’un mois à l’autre.

En plus de l’outil en tant que tel, on aura besoin, pour être efficace, d’une fréquence bien établie. Cette fréquence relèvera de la motivation derrière les prévisions. A-t-on besoin des prévisions pour faire compte-rendu aux actionnaires? L’outil aura-t-il une certaine influence sur la production de mois en mois parce que c’est sur lui qu’on se basera pour faire l’achat des matières premières, par exemple?

Les bienfaits des prévisions de vente

La prévision de vente permet également d’apporter des actions correctives beaucoup plus rapidement pour chaque représentant et pour chaque compte. Un tel niveau de précision permet donc d’être proactif, et non seulement réactif.

Elle engendre également un niveau d’attentes internes très clair, communiqué et connu de tous, en lien avec les objectifs de l’entreprise.

Les représentants, équipés de belles prévisions, seront portés à s’engager davantage non seulement dans leur travail, mais dans le succès de l’entreprise. Ils s’efforceront de respecter les délais qu’on leur impose ainsi que le plan d’action mis de l’avant pour réduire l’écart par rapport à l’année précédente, par exemple.

De la prévision découlent donc un sentiment de responsabilité, ainsi qu’une grande rigueur au niveau du suivi des comptes. Par le fait même, le vendeur s’adonnera à l’analyse de son entonnoir de vente pour déterminer ce qu’il a de conclu et ce qu’il manque en termes de ventes pour atteindre ses objectifs, parce que l’entonnoir de vente doit concorder avec les prévisions.

Dans le même ordre d’idée, la prévision nous force à penser au ratio de conclusion pour avoir une idée du volume d’efforts à déployer. Par exemple, si un vendeur a un objectif annuel de 10 M$ et qu’il en a la moitié d’accumulée, il lui reste un autre 5 M$ à sécuriser. Or, s’il sait qu’il a un ratio de fermeture de 50 %, il est aussi conscient qu’il aura deux fois plus de travail à faire pour atteindre son objectif.

Lorsqu’on fait des prévisions, on doit également tenir compte de la durée du cycle de vente. Si on est en juillet et que le cycle est de trois à six mois, il est clair que vous travaillez alors pour l’an prochain. Autrement, pourrez-vous avoir recours à la vente d’articles connexes pour combler le manque à gagner.

Finalement, la prévision de vente n’implique pas seulement de fixer un chiffre au hasard pour répondre à la demande du patron. En effet, elle doit être justifiée de toutes parts et créée à partir du CRM pour en démontrer la viabilité. Cet outil génère des impacts très importants sur la santé financière de l’entreprise et sur la performance d’un représentant, il faut donc l’implanter et s’en servir régulièrement.