Dans le contexte d’affaire d’aujourd’hui, il n’est pas inhabituel de voir des entreprises avec des forces de vente qui travaillent presque 100% à distance. Les moyens de communication étant très efficaces, rien de plus facile. D’ailleurs, le travail à distance n’est plus seulement réservé aux représentants, mais tous les rôles sont concernés.

Le livre « REMOTE: OFFICE NOT REQUIRED » de Jason Fried et David Heinemeier Hansson en est le parfait exemple et il démontre comment la nouvelle façon de travailler permet d’accommoder les employés, de les attirer et de diminuer les coûts fixes. Il y a de moins en moins besoin de bureaux satellites et de plus en plus besoin de connectivité avec le bureau chef. Il y a même des entreprises qui mettent sur pied des “live feed” en vidéo pour que les gens puissent se voir comme s’ils étaient ensemble au bureau!

Dans ce contexte, il n’est pas rare qu’un dirigeant me mentionne avoir l’impression de ne pas savoir ce que ses représentants font! La distance, le manque de communication, les outils parfois inadéquats n’aidant pas. Souvent, l’intention des dirigeants n’est pas d’épier les représentants, mais plutôt d’avoir une meilleure idée des efforts qui sont déployés sur le territoire. Entendons-nous, généralement cette initiative de partage de l’information ne vient pas spontanément des représentants. Ils recherchent toujours le maximum d’autonomie! Dans ce contexte, quelles bonnes pratiques peuvent être mises en place pour bien gérer les vendeurs à distance? Je vous partage quelques idées.

1. Faire des appels quotidiens

Première chose assez efficace, que je suggère régulièrement, c’est d’organiser une conversation quotidienne avec l’équipe à heure fixe sous le même principe que le « Daily Huddle » à la Gazelles.

En groupe ou individuellement, programmez à l’agenda un moment ou vous parlerez à vos représentants à la même heure chaque jour. Je suggère que cet appel soit très bref et structuré autour de quelques questions bien précises (2 à 3) qui peuvent revenir quotidiennement. Prendre 5 minutes tous les jours vous donnera le pouls que vous cherchez, fera sans doute émerger des situations où vous pourrez cibler des éléments de coaching, de nouvelles idées ou encore apporter de l’aide immédiatement.

En complément, vous pouvez utiliser les autres formes de réunions de vente. 

2. Utiliser les bons outils informatiques

Les moyens de communication et de suivi sont aujourd’hui très simples et variés. De plus, les applications peuvent souvent communiquer entre elles et limiter les données saisies.

Par exemple, le simple fait de pouvoir partager les calendriers fournit des informations précieuses à tous. Les vendeurs s’en servent pour organiser leur horaire et pour vous, gestionnaire, en un coup d’œil, vous savez les activités qui occupent vos représentants.

Le CRM (logiciel de gestion de la relation client ou Customer Relationship Management) est une autre source d’information intéressante! Je dirais même que c’est la meilleure source d’information disponible, à condition que vous teniez vos représentants imputables de le compléter. Un bon CRM aura un module qui pourra générer des rapports sur la progression de vos opportunités et les activités qui ont été générées.

3. Fixer les attentes adéquatement

La variable qui revient régulièrement dans les conversations sur le travail et la gestion à distance est celle des attentes. Souvent, elles sont mal établies, voire implicites et peu claires.

Ce manque de clarté amène donc son lot d’interprétations diverses. Surtout, si vous voulez suivre la progression des représentants, ceux-ci risquent d’avoir le sentiment que vous faites de la micro gestion. Pour éviter ce phénomène qui s’accompagne généralement de résistance, vous avez besoin de définir très précisément vos attentes et de les communiquer avec ce même niveau de précision.