Dernièrement, j’ai assisté à une présentation sur le cas d’un VP des ventes qui avait appliqué la méthodologie LEAN aux ventes. Le fait d’associer les termes LEAN et ventes est définitivement attrayant et laisse entrevoir des façons intéressantes d’adresser des problèmes de vente persistants. Pour ceux qui ne sont pas familiers avec la méthodologie LEAN, elle est utilisée pour identifier et réduire les inefficacités et gaspillages dans les processus. Cette approche est principalement utilisée dans les processus manufacturiers.

Application de la méthode LEAN pour la vente

Revenons à cette présentation à laquelle j’ai assisté. Dans cette entreprise la méthodologie LEAN, combinée à SixSigma a donc été utilisée pour réduire les erreurs dans les propositions envoyées aux clients potentiels. Le VP de cette entreprise manufacturière a expliqué à l’audience comment la méthodologie a été appliquée à chaque étape de la création des propositions pour régler les problèmes. Les erreurs de calcul de prix et les « copier-coller » ont été identifiées comme responsables de la majorité des erreurs dans les propositions envoyées. Cela vous paraît familier? Le processus a également inclus des entrevues avec les clients pour identifier leurs attentes concernant le temps nécessaire pour livrer une proposition. Les différentes étapes d’approbation requises avant l’envoi d’une proposition ont été identifiées comme un facteur qui rallonge le délai de production d’une soumission.

Résultats

La solution qui a été mise en place comportait un formulaire que les représentants devaient remplir pour s’assurer qu’ils avaient toute l’information nécessaire pour qualifier un prospect, et, plus important encore, pour générer la proposition. Les résultats de ce projet LEAN ont été les suivants :

• Réduction du délai d’envoi des propositions de 21 à 3 jours

• Réduction significative des erreurs dans les propositions

• Économies de 100 000 $ grâce à l’amélioration du processus

C’est un beau résultat n’est-ce pas?

J’ai posé des questions au présentateur par rapport au ratio de conclusion. J’étais curieux de savoir combien de propositions en moins avaient été produites grâce à l’amélioration du processus de qualification. La réponse a été plutôt décevante… ces indicateurs n’ont pas été suivis, mais d’après ce que le VP a constaté, il n’y avait pas eu de baisse visible.

Adopter une approche LEAN pour les ventes fait beaucoup de sens, mais il y a quelques points clés à retenir de cette expérience.

Travailler sur le bon processus

Premièrement, la plus grosse opportunité que cette entreprise était de produire moins de propositions, mais de mieux qualifier les prospects. J’interviens auprès d’entreprises qui ont en place un moteur à générer des propositions. Elles font des soumissions sur tout ce qu’elles peuvent et bien qu’elles aient beaucoup de propositions « dans la nature », elles font très peu d’efforts pour réellement conclure les ventes.

L’utilisation de la méthode LEAN dans le contexte du projet que j’ai décrit est un exemple parfait de résoudre pour les clients au lieu de résoudre pour la vente. Cette compagnie perd certainement des centaines de milliers de dollars en ventes parce qu’elle sait trop bien soumissionner. Toute la démarche a été fondée sur l’élimination du gaspillage relatif au coût des ventes. Cependant, il aurait également fallu considérer les pertes de revenus comme une source de gaspillage encore plus importante. Les indicateurs qui ont été utilisés sont dérivés des projets LEAN appliqués à d’autres processus d’affaires que celui de la vente, mais ils n’ont pas pris en considération les indicateurs requis pour améliorer un processus lié à la vente.

Travailler avec les bons outils et indicateurs

Ensuite, il est évident que le confort a amené les dirigeants sur la piste de l’amélioration de leur processus de soumission en utilisant la méthode LEAN au lieu de s’attaquer à des problèmes de performance des ventes beaucoup plus coûteux, mais aussi plus difficiles à régler. On voit la même chose se produire dans les départements de ressources humaines qui s’évertuent à utiliser des tests de personnalité pour recruter des vendeurs alors qu’ils n’ont pas démontré de validité prédictive du succès en vente.

Utiliser une approche LEAN pour cette entreprise manufacturière était naturel parce que c’est quelque chose qui était familier pour eux, tout comme les départements RH sont habitués à utiliser des évaluations de personnalité non prédictives.

À retenir

Pour utiliser une approche LEAN, il faut avoir des processus en place. Cependant, l’approche n’a pas dit à cette entreprise qu’il lui manquait un processus de vente. Au lieu de ça, c’est le processus de soumission qui a été optimisé. Bien qu’optimisé, ce processus ne permettra jamais d’augmenter les probabilités de signer plus de contrats comme le ferait un processus de vente optimisé. Les organisations de vente doivent rechercher une amélioration continue de leurs processus qui permettent de conclure les ventes en s’assurant de se concentrer sur le bon processus et de choisir les bons indicateurs. Une évaluation de la force de vente permet de savoir concrètement combien de centaines de milliers de dollars vous pouvez sauver en développant votre force de vente.